Las empresas deben contar con un protocolo de denuncias de prácticas irregulares (laborales, penales o administrativas).
Nueva normativa
Las administraciones, organismos, empresas y demás entidades deberán implantar un canal de denuncias antes del 13 de junio de 2023 si tienen 250 o más trabajadores, o bien antes del 2 de diciembre de 2023 si tienen 50 o más trabajadores. Estarán obligadas a disponer de este sistema interno de información:
- Las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados 50 o más trabajadores.
- Las empresas privadas afectadas por la Ley de blanqueo de capitales y las leyes de protección del medioambiente, así como las dedicadas a productor y mercados financieros o seguridad en el transporte.
- Los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por éstos si reciben o gestionan fondos públicos.
El protocolo de denuncias de prácticas irregulares permitirá a los trabajadores, sin que puedan ser sancionados por ello, denunciar las irregularidades laborales, penales o administrativas cometidas en la empresa. Dicho protocolo deberá:
- Indicar los cauces por los cuales se debe realizar la denuncia (directamente a través de la persona afectada, a través de la Representación Legal de los Trabajadores, etc.).
- Indicar los requisitos que debe cumplir la denuncia (por ejemplo, que puede ser anónima, que debe realizarse por escrito, que debe incluir información sobre la conducta que se pretende denunciar –como qué incumplimiento supone, cuáles son los lugares y fechas en los que se produjo, qué personas fueron afectadas y qué personas son posibles testigos–, etc.).
- Garantizar la confidencialidad del informante o denunciante.
- Impedir el acceso a la información de la denuncia por parte del personal no autorizado.
- Indicar los responsables competentes para tramitar las denuncias (pueden ser tanto una sola persona como un órgano colegiado, y se encargarán de analizar las denuncias y determinar si deben tramitarse y si debe comenzarse un proceso de investigación interna), así como el plazo en el que deben tramitarse (que no puede superar los tres meses). Los responsables son, habitualmente, personas que forman parte de Recursos Humanos, y pueden estar asistidos por un proveedor externo (un despacho de abogados o una consultoría) que se ocupe de recepcionar las denuncias, analizarlas y, en su caso, tramitarlas.
Así, mediante el canal de denuncias un trabajador puede poner de manifiesto que la empresa está incumpliendo algún código ético (por ejemplo, porque produce en países donde existe trabajo infantil) o que en algunas relaciones comerciales se está vulnerando la normativa sobre blanqueo de capitales, de forma que se puedan tomar medidas correctoras para poner fin a esos incumplimientos. También pueden aflorar malas prácticas de algún empleado que puedan suponer responsabilidad para la empresa (por ejemplo, porque vulnera normas de confidencialidad o de protección de datos o porque contrata con terceros excediéndose de sus facultades).
Canal interno y externo
El objetivo de la normativa es que la empresa pueda conocer las prácticas irregulares que existen en la organización para corregir internamente la situación e intentar reparar los daños lo antes posible. No obstante, la empresa también deberá informar de forma clara y accesible a los trabajadores que realicen dicha comunicación interna sobre la posibilidad de usar los canales externos de denuncia e información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos que procedan (por ejemplo, sobre la posibilidad de interponer una denuncia policial).
Para garantizar que se efectúen las denuncias, la norma establece las siguientes medidas de protección de los denunciantes:
- Confidencialidad sobre la identidad del denunciante o informante. Además, éste quedará protegido frente a represalias como despidos, degradación, medidas disciplinarias, daños en su reputación o cualquier tipo de discriminación.
- Posibilidad de recibir asesoramiento y asistencia jurídica –e incluso ayudas financieras– en caso de sufrir cualquier tipo de represalia. Si la denuncia implica la ruptura de deberes u obligaciones de confidencialidad y protección de datos, el denunciante puede llegar a ser exonerado de cualquier responsabilidad, según el caso.
La nueva norma fija sanciones de hasta 300.000 euros para personas físicas y de hasta un millón de euros para personas jurídicas en caso de que se represalie a estos informantes y las infracciones se consideren muy graves. Adicionalmente, en el caso de infracciones muy graves, se podrá acordar:
- La amonestación pública (reprobación o manifestación pública de la incorrección de la conducta sancionada).
- La prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un plazo máximo de cuatro años.
- La prohibición de contratar con el sector público durante un máximo de 3 años.
- Las sanciones a imponer como consecuencia de la comisión de infracciones tipificadas en esta ley se graduarán teniendo en cuenta la naturaleza de la infracción y las circunstancias concurrentes en cada caso (reincidencia, entidad y persistencia del daño, resultado económico de la empresa, intento de subsanación o reparación, etc.).
Recomendación
Tenga o no la obligación de implementar estos canales de denuncia, sepa que este mecanismo supone una barrera y un método de protección contra los riesgos legales. Recuerde que las empresas pueden ser legalmente responsables por los delitos que cometan sus empleados, por lo que este protocolo es una buena herramienta de control.
En la actualidad ya es exigible, independientemente del número de trabajadores que tenga la empresa, la existencia de protocolos en materia de acoso moral, sexual y por razón de sexo, que deben regular la presentación y tramitación de denuncias en estas materias e incluir medidas de prevención de esas conductas. La falta de elaboración del protocolo de acoso (aunque no exista ninguna situación de acoso en la empresa o el centro de trabajo) conlleva una multa de hasta 7.500 euros.
Si tu empresa tiene más de 49 trabajadores, te asesoraremos sobre la implantación de un canal de denuncias según lo previsto en la ley.
¡Contáctanos!
El equipo de Robles Leal – Asesoramiento Laboral.